Стан проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань

Звіт про стан   проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями ПрезидентаУкраїни та Кабінету Міністрів України  у Павлоградській райдержадміністрації

Керуючись Законом України „Про місцеві державні адміністрації”, постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня  2011 року № 522 „Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України”, з метою зміцнення виконавської дисципліни, удосконалення організації роботи з контролю та діловодства у Павлоградській райдержадміністрації, відповідно до розпорядження голови райдержадміністрації „Про проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України   та Кабінету   Міністрів   України“   від 28 серпня 2013 року № 363-р-13 створено робочу групу для проведення у 2013 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами райдержадміністрації контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації та райдержадміністрації  (далі – акти і доручення), та затверджено її склад.

Робочою групою проаналізовано станом на 1 жовтня 2013 року ефективність здійснення контролю за актами і дорученнями, зокрема, дотримання: строків виконання; порядку реєстрації та розгляду в реєстраційно-контрольних картках автоматизованої системи діловодства Облік-ОДА; порядку формування справ, картотек, банків даних; вимог щодо розгляду і встановлення строків виконання актів і доручень, якості підготовки власних розпорядчих документів на їх виконання, організації та здійснення контролю сектором контролю райдержадміністрації. Узагальнені результати перевірки направлені керівникам структурних підрозділів для вжиття дієвих заходів щодо поліпшення цієї роботи.

Проведено аналіз причин порушень термінів виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, та вжито заходів щодо поліпшення організації цієї роботи.

Сектором з питань внутрішньої політики, зв’язків із засобами масової інформації та громадськістю райдержадміністрації звіт за результатами проведення оцінки буде розміщено на веб-сайті Павлоградського району до 10.10.2013 року.

Як встановлено, найефективнішою формою контролю за  виконанням директивних завдань Глави держави та Уряду є розгляд питань на засіданнях колегії райдержадміністрації.

Питання стану виконавської дисципліни та завдання щодо посилення контролю за виконанням  документів органів влади вищого рівня  розглянуто на засіданнях колегії райдержадміністрації у лютому, квітні та серпні  2013 року.

За результатами розгляду прийняті відповідні розпорядження голови райдержадміністрації № 75-р-13 від 04.03.2013 року,  №160-р-13 від 26.04.2013 року, №368-р-13 від 02.09.2013 року „Про стан виконавської   дисципліни та завдання щодо посилення контролю за виконанням актів та доручень Президента України, документів Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та голови райдержадміністрації”. Розпорядження перебувають на контролі за визначеними термінами, а деякі завдання носять постійний характер  у певній сфері діяльності та повторно розглядаються у визначеному календарному періоді.

У райдержадміністрації відпрацьована і діє система заходів здійснення щоденного контролю за виконанням документів, які надходять із Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, облдержадміністрації, інших обласних органів виконавчої влади.

Контрольні документи  поділяються в райдержадміністрації за видами та термінами виконання.

Оперативний контроль за вхідними документами, в яких встановлено завдання з одноразовим терміном виконання, та контроль за виконанням документів з періодичним терміном, розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації здійснюється за допомогою комп’ютерної програми „Облік ОДА”.

З метою забезпечення належної роботи з контрольними документами, підвищення рівня виконавської дисципліни та посилення персональної відповідальності працівників апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації за своєчасне та якісне виконання документів у райдержадміністрації постійно здійснюються заходи щодо  організації виконання контрольних документів  в установлені терміни, підготовки відповідної інформації за запитом, зокрема:

до відома заступників голови райдержадміністрації та виконавців структурних підрозділів щотижня (по понеділкам) доводяться плани здійснення контролю за виконанням документів вищих органів та власних рішень;

щоденно проводиться моніторинг оперативного виконання вхідних  контрольних документів;

за результатами моніторингу надається щотижнева, щомісячна та щоквартальна інформація голові райдержадміністрації щодо виконання структурними підрозділами контрольних документів та рівня виконавської дисципліни.

На сьогоднішній день  робота щодо виконання контрольних документів майже в усіх структурних підрозділах райдержадміністрації організована належним  чином.

Результати аналізу свідчать, що станом на 1 жовтня 2013 року до райдержадміністрації надійшло 3114 документів у тому числі контрольних –  710. Відсоток контрольних документів від загальної кількості вхідної кореспонденції  склав 22,8 %. За видами кореспондентів більша частина контрольних документів (489- 68,9 % ) були надіслані облдержадміністрацією.

Зменшилась кількість вхідних документів, але слід зазначити, що в кожному контрольному документі збільшився спектр завдань та встановлено кілька термінів періодичного  інформування про хід виконання. Тому постійно увага керівників структурних підрозділів райдержадміністрації зверталась на  невідкладне вжиття заходів щодо унеможливлення поверхневого підходу до вирішення проблемних питань, визначених у контрольних документах, що не сприяє забезпеченню остаточного їх виконання, якісній реалізації та досягненню поставленої мети.

Іншою категорією документів є документи з періодичним терміном виконання. У звітному періоді їх опрацьовано 1728. З метою здійснення контролю за виконанням документів періодичного контролю, використовуючи електронну програму „Облік ОДА“, вони формуються у переліки за категорією терміну виконання. При одержанні нових документів ці переліки поповнюються, а при закінченні терміну виконання  документи закриваються і помічаються відповідною позначкою про закінчення терміну звітування.

Всього за 9 місяців 2013 року відпрацьовано контрольних документів разом із документами періодичного контролю та власними рішеннями – 2922.

Слід зазначити, що 6 контрольних документа виконані з порушенням термінів (показник виконавської дисципліни становить 0,2%). Порушені терміни виконання документів, що надійшли із ОДА – 4 та 2 – інші документи загального листування.

Недостатній контроль з боку окремих керівників управлінь  та відділів за своєчасним і якісним опрацюванням документів, неузгодженість дій між співвиконавцями та головним виконавцем документа, обмеженість строків розгляду, кадрові зміни відділі надзвичайних ситуацій, відсутність у працівників певного досвіду роботи  стали основними причинами порушень термінів виконання документів.

З метою забезпечення належної роботи з контрольними документами безпосередніми виконавцями вищезазначених структурних підрозділів надані пояснювальні записки  про причини порушення терміну виконання документів відповідно до вимог розпорядження голови райдержадміністрації від 02 вересня 2013 року  № 368-р-13 „Про стан    виконавської   дисципліни  та завдання щодо посилення контролю за виконанням актів та доручень Президента України, документів Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації та голови райдержадміністрації”. За результатами проведеного аналізу за неналежне виконання службових обов’язків до посадових осіб застосовано заходи дисциплінарного впливу та усно попереджено про недопущення у подальшому порушення встановлених термінів виконання документів.

Результати аналізу стану виконавської дисципліни свідчать про її поліпшення  в тих структурних підрозділах, до керівників яких були застосовані заходи дисциплінарного впливу за підсумками проведення оцінки ефективності у 2012 році.

Особливу увагу при здійсненні аналізу стану виконавської дисципліни за 9 місяців 2013 року привертає динаміка фактичного навантаження структурних підрозділів райдержадміністрації. Найбільша кількість вхідних документів надійшла на виконання таким структурним підрозділам райдержадміністрації:

юридичному сектору  743 (контрольних – 108), сектор взаємодії з правоохоронними органами, цивільного захисту, оборонної та мобілізаційної роботи  393  (контрольних – 151), сектору житлово-комунального господарства та будівництва 384  (контрольних 179), відділу економічно розвитку і торгівлі  380  (контрольних – 158), управлінню соціального захисту населення 272 (контрольних – 120),  відділу організаційної роботи 189 (контрольних — 59), фінансовому управлінню 246 (контрольних – 119), управлінню агропромислового розвитку 254 (контрольних – 91), Павлоградському районному центру первинної медико-санітарної допомоги 192 (контрольних – 118), сектору інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю 300 (контрольних – 147), сектору персоналу 137 (контрольних – 35), державному адміністратору 92 (контрольних – 37), сектору інфраструктури 38 (контрольних – 16), архівному відділу – 37 (контрольних – 6),  відділу Держреєстру виборців – 19 (контрольних – 2).

Особливою категорією вхідних документів є розпорядження голови облдержадміністрації. Через них трансформується  виконання указів та доручень Президента України, постанов Кабінету Міністрів, директивних документів органів влади вищого рівня.

Станом на 01 жовтня 2013 року до райдержадміністрації надійшло                                    211 розпоряджень голови  облдержадміністрації, з них 44 контрольних, протягом 2013 року виконано повністю 35  розпоряджень з урахуванням розпоряджень минулих років.  В загальному реєстрі на контролі знаходиться 66 розпорядження голови облдержадміністрації з довгостроковим періодичним терміном виконання, з них: 53 розпорядження минулих років і 13 розпоряджень 2013 року.

У більшості випадків до вхідних документів з довгостроковим терміном виконання відносяться розпорядження голови облдержадміністрації, якими погоджені  щорічні або довгострокові програми розвитку у певній сфері діяльності, а також заходи щодо виконання таких програм.

Щомісячно ведеться моніторинг реагування райдержадміністрацією на розпорядження голови облдержадміністрації. Аналіз показує, що, в основному, всі відповідальні виконавці структурних підрозділів оперативно реагують на дану категорію документів, беруть на контроль виконання поставлених в них завдань та заходів.

Структурні підрозділи, на які покладена координація роботи з відповідних галузевих завдань, здійснюють конкретні заходи щодо їх виконання .

Відділом діловодства і  контролю також ведеться окремий реєстр контрольних доручень голови облдержадміністрації та заступників голови облдержадміністрації. Всього у 2013 році їх надійшло 53, з них контрольних 44.

Сектором контролю щотижнево здійснюються перевірки виконання цієї категорії документів шляхом включення їх до планів контролю. За результатами аналізу встановлено, що в більшості структурних підрозділів ведеться їх облік, контроль здійснюється у відповідності з термінами, інформації та довідки з порушених питань своєчасно надаються за запитом.

Нормативним актом місцевого рівня є розпорядження голови райдержадміністрації.

Правила підготовки розпоряджень та організація їх виконання регламентуються Положенням про розпорядження  голови Павлоградської райдержадміністрації, затвердженим розпорядженням голови райдержадміністрації від 30 серпня 2013 року № 365-р-13.

За 9 місяців 2013 року видано 414  розпорядження із основної діяльності.

Протягом 9 місяців 2013 року на контролі знаходилося 107 контрольних розпоряджень, 74 із них — минулих років, 33 – 2013 року.

Станом на 1 жовтня 2013 року на контролі знаходиться 78 контрольних розпоряджень голови райдержадміністрації, 46 із них — минулих років, 32 – 2013 року.

Інформації за підписом керівників структурних підрозділів райдержадміністрації про хід виконання розпоряджень голови райдержадміністрації надаються голові райдержадміністрації та заступникам голови райдержадміністрації, а після візування зберігаються у відповідних підшивках у відділі діловодства і контролю.

Протягом звітного періоду втратило чинність, виконано та знято з контролю 36 контрольних розпоряджень.

На обліку в відділі діловодства і контролю протягом 2013 року знаходилось 16 контрольних доручень, 10 доручень 2013 року та 6 минулих років, із них 10 виконано, 6 доручень знаходиться на виконанні, з них 3 – з довгостроковим терміном звітування.

Налагоджена взаємодія зі структурними підрозділами райдержадміністрації щодо організації роботи з контрольними документами стосовно надання практичної і методичної допомоги.

З метою надання практичної і методичної допомоги підготовлено відповідні матеріали та проведено навчальний семінар для структурних підрозділів райдержадміністрації та апарату райдержадміністрації, на якому  було надано відповідні рекомендації та пропозиції щодо  організації здійснення контролю.

Постійно звертається увага структурних підрозділів на здійснення більш чіткого обліку всіх контрольних завдань за всіма категоріями документів, якісної та повноцінної підготовки інформацій, на системність і плановість при виконанні довгострокових контрольних документів згідно з встановленими термінами.

На оперативних нарадах заслуховуються звіти керівників підпорядкованих структурних підрозділів про стан виконавської дисципліни,

Керівникам структурних підрозділів райдержадміністрації рекомендовано вжити невідкладних заходів щодо унеможливлення поверхневого підходу до вирішення проблемних питань, визначених у контрольних документах, що не сприяє забезпеченню остаточного їх виконання, якісній реалізації та досягненню поставленої мети;

систематично аналізувати причини порушення термінів виконання контрольних документів, в установленому порядку притягувати до відповідальності працівників, які невчасно або не в повному обсязі виконують документи, вживати невідкладних заходів щодо посилення виконавської дисципліни, поліпшення стилю роботи із службовими документами та підвищення рівня персональної відповідальності посадових осіб за виконання покладених на них обов’язків;

за результатами проведеного аналізу  зробити належні висновки щодо удосконалення організації здійснення контролю за виконанням директивних документів та розпоряджень голови райдержадміністрації, підготовки якісної, повної та компетентної інформації.

Відділу діловодства і контролю райдержадміністрації:

на нарадах голови райдержадміністрації інформувати про стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах райдержадміністрації;

продовжити роботу щодо проведення перевірок з питань діловодства,  стану роботи з контрольними документами в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації, вносити відповідні пропозиції щодо поліпшення цієї роботи на семінарах-нарадах з питань діловодства та контролю.

У райдержадміністрації продовжується робота над підвищенням рівня заходів, спрямованих на зміцнення виконавської дисципліни, забезпечення своєчасного та якісного виконання  законів України, актів та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, звернень народних депутатів України, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації.

Керівник апарату райдержадміністрації                                                                   С.В.ДЕНИСОВА