Прийом громадян:
Вівторок, четвер  9.00 – 15.00
E-mail: av.prda@gmail.com

 

Начальник відділу: РАТАНЧУК Алла Вікторівна

ПОЛОЖЕННЯ

Станом на 1 січня 2026 року в архівному відділі налічується 155 фондів постійного зберігання документів Національного архівного фонду (НАФ); 52 фонди – документів  з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, організацій, установ; 11 фондів тимчасового зберігання.

У сховищах архівного відділу зберігається 25125 одиниць зберігання, з них 19368 справ – документи постійного зберігання (Національний архівний фонд) та 4766 – документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ та організацій.

 

Список фондів Павлоградського р-ну станом на 01.01.2026

 

Перелік послуг:

надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архіві, на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень;

надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архіві, юридичним та фізичним особам на тематичні запити;

надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архіві, юридичним та фізичним особам на запити щодо підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно;

надання архівних довідок, що підтверджують загальний трудовий стаж  на підприємствах, установах та організаціях, документи яких зберігаються в архіві;

надання архівних довідок про заробітну плату на підприємствах, установах та організаціях, документи яких зберігаються в архіві;

надання архівних довідок про обрання депутатами сільських Рад;

надання архівних довідок на запити щодо призначення пільгових пенсій;

інформаційне обслуговування користувачів в архівному відділі;

приймання в установленому порядку документів Національного архівного фонду на зберігання в архівний відділ;

приймання на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.

 

Фізичні особи обов’язково  надають заяву, паспорт (при потребі копію трудової книжки).

Юридичні особи обов’язково надають  лист  установи.

Виконання запитів юридичних осіб здійснюють у строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті.

Першочергово виконуються запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги.

Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками, у тому числі БД) строк його виконання становить п’ятнадцять днів з дати реєстрації.

Строк виконання продовжують за рішенням начальника архіву з обґрунтуванням такого продовження, про що обов’язково інформують заявника.

Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Якщо заявника цікавить питання підтвердження трудового стажу та заробітної плати, в першу чергу необхідно звернутися до організації, в якій людина працювала, а в разі її ліквідації – до організації-правонаступника. У випадку відсутності правонаступника, документи повинні передаватися на зберігання до трудових архівів, що нині діють у кожній територіальній громаді.

Якщо питання прийому, переміщення, звільнення розглядалося на засіданнях виконкому Ради народних депутатів, загальних зборах членів колгоспу, засідання правління колгоспу, цей факт архів може підтвердити за протоколами постійного терміну зберігання.

У випадку надходження непрофільного запиту, архівний відділ надає консультації з приводу можливого місця знаходження необхідних документів або пересилає його за належністю.

У задоволенні запиту може бути відмовлено у таких випадках:

розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, а саме не зазначено:

— прізвище, ім’я, по батькові (для юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи – найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку (якщо такий є);

— загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

— підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

 

Інформація на запит надається безоплатно.

 

 

Основні завдання відділу:

реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства у межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

забезпечення наповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання їх інформації;

організація роботи з проведення експертизи цінності документів.

 

 

Архівний відділ:

забезпечує облік, зберігання та охорону документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території району, державних органів, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб, профспілкових, та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу, друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи, облікових документів і довідкового апарату до документів;

організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу;

проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

за дорученням  Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи;

складає і за погодженням з Державним архівом області подає на затвердження голові райдержадміністрації список юридичних осіб, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку;

в межах чинного законодавства перевіряє роботу архівних підрозділів і служб  діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форм власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, юридичних осіб про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду;

видає юридичним особам архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації;

вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

 

Організація роботи експертної комісії при архівному відділі:

схвалення положень про архівні підрозділи, про експертні комісії;

номенклатури та описи справ постійного зберігання справ юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

актів про вилучення для знищення документів, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

описів справ тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу) юридичних та фізичних осіб району, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.